Správa registratúry

Správa registratúry

 Účel spracúvania osobných údajov, na ktorý sú osobné údaje určené:

1. Archivovanie dokumentov Prevádzkovateľa v rámci správy registratúry.
2. Evidencia prijatej a odoslanej pošty v elektronickej a listinnej forme.
3. Evidencia prijatej a odoslanej pošty v elektronickej forme v rámci využívania štátnej webovej aplikácie slovensko.sk
4. Prístup k archívnym dokumentom.

 Dotknuté osoby alebo kategória dotknutých osôb:

1. Štatutárne orgány, zamestnanci, obchodní partneri a iné osoby, ktorých údaje sa nachádzajú v archíve.
2. Odosielatelia a prijímatelia poštovej a e-mailovej korešpondencie.
3. Odosielatelia a prijímatelia korešpondencie.
4. Žiadatelia o prístup k archívnym dokumentom.

 Kategória osobných údajov:

Bežné osobné údaje.

Zoznam alebo rozsah osobných údajov:

1. Archivovanie dokumentov Prevádzkovateľa v rámci správy registratúry: Titul, meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby.
2. Evidencia prijatej a odoslanej pošty v elektronickej a listinnej forme: Titul, meno, priezvisko, adresa fyzickej osoby, telefónne číslo, e-mailová adresa alebo v prípade právnickej osoby – názov a adresa sídla, dátum prijatia a odoslania, značka, predmet, obsah korešpondencie/registratúrneho záznamu a iné osobné údaje nevyhnutné na dosiahnutie účelu.
3. Evidencia prijatej a odoslanej pošty v elektronickej forme v rámci využívania štátnej webovej aplikácie slovensko.sk: Fyzická osoba - titul, meno, priezvisko, adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa; právnická osoba - názov a adresa sídla. Dátum prijatia a odoslania, značka, predmet, obsah korešpondencie a iné nevyhnutné údaje pre účel komunikácie prostredníctvom elektronickej schránky.
4. Prístup k archívnym dokumentom: Meno, priezvisko, rodné číslo, adresa trvalého a prechodného pobytu, druh a číslo preukazu totožnosti, údaje o požadovanom archívnom dokumente, ktoré sú žiadateľovi známe a účel využitia; meno, priezvisko a adresa fyzickej osoby alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby, na potreby ktorej žiada o prístup k archívnym dokumentom.

Právny základ spracúvania osobných údajov:

Zákonnosť spracúvania osobných údajov: 

Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej     zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, - podľa  § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR.

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 452/2021 Z. z. Zákon o elektronických komunikáciách, Zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o eGovernmente).

Príjemcovia alebo kategórie príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté:

Prevádzkovateľ osobné údaje neposkytuje žiadnym ďalším príjemcom. 

Príjemcovia tretie strany:

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky (príslušný archív) - Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Iné kontrolné alebo dozorné orgány v súlade s príslušnou legislatívou.

Iný oprávnený subjekt:

Oprávnený subjekt podľa § 13 ods. 1 písm. c) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a GDPR, zahŕňa:

• Kontrolné a dozorné orgány: Orgány, vrátane Úradu na ochranu osobných údajov, ktoré môžu vyžadovať prístup k osobným údajom pre kontrolné a dozorné úlohy.
• Súdy a orgány trestného konania: Majú prístup k osobným údajom v rozsahu potrebnom pre vyšetrovania, súdne konania a právne procesy.
• Slovenská obchodná inšpekcia: Orgán dozoru nad spotrebiteľskou legislatívou, oprávnený vykonávať kontrolu osobných údajov.
• Iné zákonom oprávnené subjekty: Štátne a verejné inštitúcie s právomocou spracúvať osobné údaje na základe zákona, ako napr. daňové úrady a sociálne zabezpečenia.

- do tretích krajín: Osobné údaje sa do tretích krajín neposkytujú.

- do medzinárodných organizácií: Osobné údaje sa do medzinárodných organizácií neposkytujú.

Zverejňovanie osobných údajov:

Prevádzkovateľ osobné údaje nezverejňuje.

Oprávnený záujem prevádzkovateľa (podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR): 

Prevádzkovateľ spracúvanie osobných údajov na základe oprávnených záujmov nevykonáva.

Doba uchovávania / kritérium jej určenia:

Podľa registratúrneho plánu, ktorý stanovuje lehoty uchovávania jednotlivých kategórií dokumentov, v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Po uplynutí lehoty na uchovávanie budú dokumenty bezpečne zlikvidované v súlade s interným predpisom a zákonnými požiadavkami.

Prevádzkovateľ sa zaväzuje dodržiavať zásady spracúvania osobných údajov, ktoré zahŕňajú:

• Osobné údaje poskytnuté dotknutou osobou budú spracúvané iba v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie stanovených účelov. V prípade, že účel spracúvania osobných údajov odpadne, tieto údaje budú bezodkladne vymazané.
• Prevádzkovateľ pravidelne reviduje uchovávané osobné údaje, aby zabezpečil, že ich uchovávanie je naďalej opodstatnené. Údaje, ktoré už nie sú potrebné alebo ktorých doba uchovávania uplynula, budú bezpečne vymazané alebo anonymizované.
• Dotknutá osoba bude informovaná o novom účele a právnom základe spracúvania osobných údajov, ak dôjde k zmene pôvodne stanoveného účelu. Tým sa zabezpečí, že všetky zmeny v spracúvaní údajov budú pre dotknuté osoby plne transparentné.
• Osobné údaje budú spracúvané len na vymedzený a oprávnený účel a nebudú ďalej spracúvané spôsobom nezlučiteľným s týmto účelom.
• Osobné údaje musia byť správne a aktualizované. Prevádzkovateľ zabezpečí opravu nesprávnych údajov bezodkladne po tom, čo sa o nesprávnosti dozvie.
• Osobné údaje budú chránené pred neoprávneným prístupom, spracovaním, zničením alebo stratou. Prevádzkovateľ je povinný nahlásiť závažné incidenty príslušnému úradu.
• Prevádzkovateľ je zodpovedný za dodržiavanie zásad spracúvania osobných údajov a musí byť schopný preukázať súlad s týmito zásadami na požiadanie úradu.

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:

Poskytovanie osobných údajov na účely správy registratúry je zákonná požiadavka. V prípade neposkytnutia týchto údajov nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností Prevádzkovateľa, ktoré mu vyplývajú z príslušných všeobecných právnych predpisov.

Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia:

Prevádzkovateľ implementoval rozsiahle organizačné a technické opatrenia na ochranu osobných údajov, ktoré sú detailne zdokumentované v interných predpisoch. Tieto opatrenia pokrývajú fyzickú a objektovú bezpečnosť, informačnú bezpečnosť, šifrovú ochranu informácií, personálnu a administratívnu bezpečnosť, ako aj ochranu citlivých informácií. Sú navrhnuté tak, aby efektívne predchádzali neoprávnenému prístupu a zabezpečovali komplexnú ochranu osobných údajov v rámci organizácie. Realizácia týchto opatrení sa riadi presne definovanými právomocami a povinnosťami, ktoré sú uvedené v bezpečnostnej politike prevádzkovateľa.

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:

Poskytovanie osobných údajov na účely správy registratúry je zákonná požiadavka. V prípade neposkytnutia týchto údajov nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností Prevádzkovateľa, ktoré mu vyplývajú z príslušných všeobecných právnych predpisov.

Informácie o  existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania:

Prevádzkovateľ na základe získaných osobných údajov nevykonáva žiadne automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.

Práva dotknutej osoby:

Právo na prístup – získať potvrdenie o spracovaní údajov a prístup k nim.

Právo na opravu – opraviť nepresné alebo doplniť neúplné údaje.

Právo na vymazanie (právo byť zabudnutý) – požiadať o vymazanie údajov, okrem prípadov, keď sú osobné údaje povinne archivované.

Právo na obmedzenie spracúvania – požiadať o obmedzenie spracúvania údajov v určitých situáciách.

Právo na prenosnosť údajov – získať a preniesť údaje inému prevádzkovateľovi. Toto právo nemá dotknutá osoba pri právnom základe podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

Právo podať sťažnosť – podať sťažnosť dozornému orgánu, ak sa domnieva, že spracovanie osobných údajov je v rozpore s GDPR.

Dotknutá osoba nemá právo namietať spracovanie osobných údajov pri právnom základe podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) (plnenie zákonnej povinnosti) GDPR.

Vaše právo si môžete uplatniť u nás kedykoľvek, a to písomnou formou alebo elektronicky doručením vašej žiadosti na  uvedené kontaktné údaje.